Le Brésil

Le système de conventions USP gagne de nouvelles fonctionnalités pour le module de recherche – Jornal da USP

Le directeur du département des assurances, Igor Studart Medeiros, a présenté les nouvelles fonctionnalités du système – Photo: Reproduction

À partir du 1er septembre, les accords de recherche signés entre l'Université et d'autres institutions brésiliennes seront traités exclusivement par le système d'entreprise Convênios USP. Les nouvelles fonctionnalités du système ont été annoncées hier, lors d'une réunion avec la participation des responsables et représentants de toutes les Unités.

«Depuis sa gestion passée, l'Université s'efforce de rendre ses processus de plus en plus pratiques et efficaces, et c'est un vrai défi car cela implique un changement majeur dans le flux de travail et nécessite la participation et l'engagement de tous. Le système des conventions USP est un outil de gestion important car, en plus de faciliter le traitement des accords, il fournit également des informations fondamentales pour la prise de décision », a expliqué le vice-président Antonio Carlos Hernandes.

L'amélioration du système des conventions de l'USP (ancien portail des conventions) a été développée par le Département des accords de la Coordination de l'administration générale (Codage), en partenariat avec le Département des finances et avec la Surintendance des technologies de l'information (STI).

«C'est une autre réalisation pour toute l'Université. Le programme USP Rationally 100% Digital soutient qu'il ne suffit pas de numériser les processus académiques et administratifs, nous devons les rationaliser. Le but ultime est toujours d'offrir un service qui améliore la performance de nos activités », a déclaré le directeur des technologies de l'information, João Eduardo Ferreira.

Pour le développement du module Recherche Nationale, l'équipe a compté sur la participation du Doyen de la Recherche, qui, en plus de contribuer à la définition des flux et des processus, a également subdélégué la compétence de signature de la convention aux responsables de l'Unité.

Accords USP

Le directeur du Département des accords, Igor Studart Medeiros, a commencé la présentation du système en expliquant que la première difficulté majeure détectée par l'équipe est que, jusqu'à présent, les accords de recherche nationaux pouvaient être traités dans deux systèmes différents: l'e-Convênios et le Portal de Convênios (maintenant rebaptisé système USP Conventions).

En effet, en plus d'être plus ancien, e-Convênios offrait certaines fonctionnalités qui n'étaient pas incluses dans le système USP Convênios, ce qui rendait son utilisation difficile pour certains types d'accords.

Afin de résoudre ces problèmes, l'équipe a travaillé à la simplification du flux d'accords, à la fusion des compétences et à la réduction des instances, à l'amélioration des projets standard et à l'ajout de fonctionnalités pour héberger les différents accords de recherche nationaux. Parmi les fonctionnalités opérationnelles mises en œuvre figurent l'adéquation du plan d'application des ressources, la demande de conditions additives et les demandes de dérogation. Le système permet également aux utilisateurs d'exécuter des simulations et d'obtenir des rapports de gestion par les gestionnaires.

«Le nouveau système garantit une plus grande transparence, une sécurité juridique, une gestion des données et moins de bureaucratie dans le processus. La moyenne d'approbation des accords, qui était auparavant de 120 à 250 jours, est désormais de 60 jours », souligne Medeiros.

Le directeur ajoute que le prochain module à développer sera des cours de vulgarisation, qui devraient être dispensés au début de l'année prochaine.

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