Dernièrement, j’ai ressenti un mouvement qui, avec des aspects positifs, peut amener collatéralement une forme insidieuse de bureaucratisation. Peut-être devrions-nous enquêter sur cette question pour garantir les aspects positifs et empêcher les aspects négatifs de se rejoindre.
Dans plusieurs domaines, l’USP cherche à informatiser ses processus et à tout faire dans un flux purement numérique. C’est excellent, car le flux numérique s’accélère, économise le papier utilisé dans les processus physiques (et permet même d’éviter la corruption et le favoritisme, comme nous l’avons vu lorsque la fraude dans les achats publics de médicaments dans plusieurs États a été réduite, au moins initialement, lorsque le enchères électroniques). Cependant, dans le cadre du principe ci-dessus selon lequel la bureaucratie n’est pas une fin en soi mais un moyen (en fait, un « mal nécessaire » qui doit être maintenu aussi minime que possible) pour nos activités principales (l’enseignement et la recherche), il est important que l’informatisation soit non seulement un moyen de faciliter le travail de l’administration, mais plutôt de libérer les enseignants pour leurs deux principales activités productives mentionnées ci-dessus.
Tout d’abord, l’informatisation des processus doit se faire de manière à ce que les sites Web et les instruments numériques à utiliser par les enseignants soient créés de la bonne manière. infaillible (« à toute épreuve », comme le dit l’argot numérique américain). Ils doivent être facilement intelligibles et structurés pour que les tâches soient réalisées par les enseignants de manière agile. Qui n’a pas rencontré de sites qui ne sont pas convivial et qui demandent beaucoup de temps à maîtriser et à traiter ?
Il y a aussi le problème supplémentaire que j’ai mentionné ci-dessus. Nous devons veiller à ce que le processus numérique ne soit pas simplement un moyen de faciliter le travail de la bureaucratie elle-même (administration) mais de permettre à l’enseignant de se consacrer plus facilement au travail productif d’enseignement et de recherche.
J’ai récemment eu une expérience qui montre comment la numérisation, si elle n’est pas abordée de la manière ci-dessus, peut générer encore plus de bureaucratie pour les enseignants. Je participe au Comité Culture et Vulgarisation de mon unité. Étonnamment, les cours d’extension à l’USP ont fait un énorme bond en avant pendant la pandémie, car ils ont commencé à être enseignés en ligne, ce qui a fait que notre public est passé de limité aux résidents de São Paulo à un public national (et même international). Qu’il suffise de dire que, cette année, le nombre d’étudiants en extension à l’USP a dépassé celui des étudiants réguliers de premier cycle ! En d’autres termes, nous avons un taux d’efficacité très élevé avec un petit groupe de professeurs coordonnateurs et de personnel de vulgarisation gérant un grand nombre d’étudiants en vulgarisation à travers le Brésil et même au-delà.
Eh bien, cette « équipe gagnante » a récemment été confrontée à la perspective d’un obstacle bureaucratique du genre que j’ai décrit ci-dessus. Dans le processus de numérisation de l’USP, la perspective apparaît que les avis sur chaque cours d’extension ne devraient pas être donnés de la manière «manuelle» actuelle, mais avec un avis électronique individuel donné par un professeur pour chacun des centaines (actuellement) de cours. Nous avons fait une simulation de la façon dont cela serait fait par cette nouvelle méthode et le temps qu’il a fallu à chaque enseignant pour donner son opinion individuelle était beaucoup plus long que la méthode que nous utilisons actuellement. Comment cela se fait-il actuellement dans notre système « manuel » ? Notre petite Commission reçoit les propositions de dizaines de cours de perfectionnement et les distribue à parts égales aux professeurs de la Commission ; enseignants à domicile, avant notre réunion mensuelle, vérifions que les projets des cours qui leur sont attribués sont OK (la vérification est mentale et ne nécessite pas de remplir de formulaires) et, lors de la réunion mensuelle du Comité, nous passons en revue collectivement chaque cours et chaque L’enseignant qui l’a examiné vous dira si le cours a des problèmes ou peut être approuvé. En cas de doute sur un cours, nous discutons du doute entre nous et prenons une décision collective.
Comme je l’ai dit, il s’agit d’une « équipe gagnante » : nous avons considérablement augmenté le nombre de cours (maintenant en ligne) avec une perte de temps bureaucratique minimale avec la paperasse afin que nous puissions créer des centaines de cours qui profitent à la société en dehors de l’USP dans son ensemble. C’est un travail très gratifiant tel qu’il était et est. Maintenant, l’idée de ne pas faire un travail efficace et rapide pour atteindre le résultat actuel x et de passer beaucoup plus de temps bureaucratique à remplir des opinions individuelles en ligne pour chaque cours afin d’obtenir le même résultat x est décourageante. Actuellement, l’analyse de chaque cours par un professeur n’implique pas la rédaction d’un « avis » dans sa phase initiale. Nous approuvons les cours « oralement », en discussion collective, puis les cours sont transmis, approuvés, aux niveaux supérieurs. Pourquoi créer cette première instance supplémentaire d’opinions individuelles en ligne pour chaque cours par chaque professeur ? Pourquoi ne pas simplement accepter l’agrément collectif actuel en « bout de ligne » (cet agrément collectif est transmis par voie numérique) ?
C’est un exemple de ce que j’ai dit que la numérisation ne devrait pas être une fin en soi (simplement pour alléger la bureaucratie administrative) mais aussi pour réduisez toujours le temps que les enseignants consacrent à la bureaucratie afin qu’ils aient plus de temps à consacrer à leurs activités productives de base que sont l’enseignement et la recherche.
Le paragraphe ci-dessus devrait servir de « règle d’or » de ce processus de numérisation en cours à l’USP. Une partie du problème est due au fait que parfois le processus de numérisation est effectué uniquement par le domaine technique, pensant en termes administratifs, et sans consultation ni travail conjoint avec l’utilisateur final (dans ce cas, les enseignants) pour assurer la partie de ma « règle empirique » ci-dessus. Dans chaque cas de numérisation, une consultation et un test préalable doivent être effectués avec les utilisateurs finaux afin que la dernière partie de la « règle d’or » soit réalisée. Sans cela, la numérisation sera contre-productive.
Un exemple concret pour illustrer ce que je dis. Les professeurs plus âgés se souviendront que les revues universitaires nous envoyaient des demandes d’avis sur les articles en cours de publication et que nous écrivions un avis dans n’importe quel fichier Word et renvoyions cette réponse aux revues sans plus tarder. Au cours des dernières années, les magazines ont numérisé tout le flux d’opinions, parfois de façon modeste. convivial, obligeant les enseignants à s’inscrire sur une plateforme numérique spécifique, ayant souvent des problèmes de fonctionnement, etc. En d’autres termes, émettre un avis dans un flux numérique est devenu plus complexe, nécessitant plus de perte de temps. Résultat : j’ai refusé de donner des avis lorsque les sites commencent à demander beaucoup d’opérations supplémentaires.
Je tire « la sonnette d’alarme », car en plus de ces avis que je « donne » (pas forcément toujours « écris », ndlr) dans le Comité d’Extension (et pour les revues académiques), « donne » (actuellement j’écris vite et simplement dans de simples fichiers word) des dizaines d’opinions pour différents départements. Si nous bureaucratisons ces dizaines d’opinions que nous « donnons » dans notre vie quotidienne, nous approfondirons davantage notre grave problème actuel que les enseignants consacrent de plus en plus de temps aux activités bureaucratiques et laissent moins de temps à l’enseignement et à la recherche (en Lato sensu, bien sûr, y compris l’extension, l’orientation, etc.)
le temps, c’est de l’argent. Une analyse coûts-avantages est requise dans ces processus de numérisation, mais l’avantage ne peut pas être considéré uniquement comme un avantage pour la bureaucratie ou l’administration elle-même, mais en minimisant le temps que les enseignants consacrent aux processus bureaucratiques afin de maximiser le temps dont ils disposent pour ses activités finales productives. , qui sont l’enseignement et la recherche.
